Bạn thân mến,
Dù muốn hay không, mỗi ngày trôi qua chúng ta phải đương đầu với rất nhiều thử thách và tình huống. Nếu đó là những tình huống dễ dàng và thuộc “vùng an toàn” của chúng ta thì tốt quá. Nhưng không phải lúc nào chúng ta cũng may mắn như vậy. Câu hỏi đặt ra là khi đối mặt với những tình huống khó khăn, bạn sẽ làm gì? Bạn sẽ suy nghĩ, hành xử, phản ứng thế nào? Trước khi trả lời vấn đề này, tôi muốn cùng bạn tưởng tượng một tình huống sau đây nhé. Khi bạn chuẩn bị đi làm vào buổi sáng, bạn thường trải qua trình tự những bước nào? Mỗi ngày trôi qua, hầu như bạn vẫn “đi theo đúng” trình tự các bước chính đó phải không (tất nhiên thỉnh thoảng bạn sẽ có thay đổi hoặc điều chỉnh một số bước làm). Một tình huống khác nhé, hãy nhớ lại tuyến đường bạn thường chọn để di chuyển từ nhà đến chỗ làm, hình như nó là những tuyến đường “rất thân quen” mỗi ngày phải không (tất nhiên những lúc kẹt xe, hoặc có công chuyện khác thì bạn sẽ tính đường khác)... Sẽ còn vô vàn các ví dụ khác để minh chứng cho một hiện tượng mà tôi gọi là “con đường mòn ta đi”. Bộ não của chúng ta đã được lập trình sẵn những “mô thức”, cách suy nghĩ, cách hành xử, cách phản ứng... mà ta hay gọi là “thói quen”. Nó đã ăn sâu vào tiềm thức và dẫn dắt ta vào chế độ “tự động lái”. Tiếng Anh gọi là “auto-pilot”. Như vậy có thể thấy rằng, trước mỗi tình huống xảy ra, mặc dù có nhiều sự lựa chọn và cách phản ứng, nhưng bộ não và tiềm thức sẽ “xui khiến” ta lựa chọn những “con đường mòn có sẵn”. Nếu ta không đủ sự điềm tĩnh, sự sáng suốt và cả sự dũng cảm để “đi khác đường mòn”, thì ta sẽ khó có thể đưa ra những lựa chọn khác tốt hơn, hiệu quả hơn, phù hợp hơn.
Hãy quay trở lại câu hỏi được đặt ra từ đầu, chúng ta sẽ có những cách phản ứng nào trước mỗi tình huống xảy ra? Để khái quát vấn đề, tôi sẽ gợi ý ba mô thức hành xử thường gặp trong cuộc sống và công việc. Chỉ đáng tiếc là chúng “không hiệu quả bền vững đường dài”, mặc dù trước mắt có thể xoa dịu vấn đề, giải quyết bề nổi. Ba mô thức này khá dễ nhớ vì nó bắt đầu bằng ba chữ “Đ” trong tiếng Việt, hoặc ba chữ “F” trong tiếng Anh. Đầu tiên, là cách phản ứng “Đấu” (tiếng Anh gọi là “Fight”). Chúng ta sẽ cố gắng bằng mọi giá để “chiến đấu” với người khác, để “thắng bằng mọi giá”. Chúng ta nghĩ ra “mưu mẹo” để “trên cơ” người khác. Chúng ta không chỉ “đấu” về mưu mẹo lọc lừa. Chúng ta còn dùng “vũ lực” tay chân, vũ lực qua “giọng nói”, vũ lực qua “ánh mắt, nét mặt, ngôn ngữ cơ thể”. Tất cả những dạng thức đó đều là “khủng bố tinh thần” người khác để chiếm lợi thế về cho mình. Những khủng bố tinh thần đó có khi là do ta vô tình không kiểm soát được cảm xúc, hoặc đôi khi là do ta cố tình tạo ra để gây áp lực với người khác. Ngoài ra, chúng ta còn “đấu” thông qua những lý do viện cớ. Có thể những lý do đó không sai, nhưng tại sao ta đã không chọn cách xử lý vấn đề thông qua việc “đối mặt” với nó, “đối diện” với nó. Mô thức không hiệu quả thứ hai đó là “Đi” (tiếng Anh gọi là “Flight”). Chúng ta dường như chỉ muốn “trốn chạy” khỏi sự thật mình đang gặp phải. Chúng ta không đủ bản lĩnh và sự bình an, điềm tĩnh để “dừng lại” và đưa ra nhưng sự lựa chọn sáng suốt. Chúng ta chỉ muốn “bay đi”. Nhưng bay đi đâu? Bay về những căn hầm thuộc “vùng an toàn” của mỗi chúng ta. Nhưng rất tiếc phải nói rằng đó chỉ là sự trốn tránh tạm thời, vì vấn đề vẫn chưa được giải quyết. Tất nhiên, có những tình huống không thể giải quyết được trong một sớm một chiều. Nhưng thái độ điềm tĩnh, lựa chọn “tạm hoà hoãn” để có thời điểm, không gian phù hợp cũng là một cách “đối mặt”, “đối diện” với vấn đề. Nó khác hoàn toàn với sự lựa chọn “trốn chạy”. Thứ ba, đó là mô thức “Đơ” (tiếng Anh gọi là “Freeze”), nghĩa là chúng ta không biết mình đang nghĩ gì, nên nói gì, nên làm gì. Chúng ta rơi vào trạng thái “mờ mịt”, không thể nhận định và tỏ tường được vấn đề. “Thế giới bên trong” trở nên rối loạn, ta cảm thấy rất bất an, căng thẳng, áp lực. Chúng ta không “chiến đấu”, cũng không “bỏ đi”. Chúng ta vẫn “ngồi đó” nhưng “bất động”. Sự “hiện diện” đó tuy có mặt về “thể xác”, nhưng không có suy nghĩ, không có tâm hồn, vô cảm... Có thể dễ thấy biểu hiện đó thông qua việc trong những buổi họp thảo luận của công ty, ta vẫn ngồi trong phòng họp, nhưng ta không phát biểu điều gì, ta không chống đối, nhưng ta cũng không bỏ đi, ta biểu hiện một gương mặt và thái độ hờ hững, cứng đơ, vô hồn, không có ý định đóng góp... Như vậy, có thể thấy cả ba mô thức “Đấu”, “Đi”, “Đơ” đều không hiệu quả bền vững được. Chỉ khi nào kiên trì thực hiện mô thức thứ tư, cũng bắt đầu bằng chữ “Đ” thì ta mới thực sự “trách nhiệm hơn”, “tròn vai hơn”, “trưởng thành hơn”, “trường tồn hơn”. Đó chính là mô thức “Đối mặt” hay “Đối diện” với thực tế, với sự thật (tiếng Anh gọi là “Face”).
Mỗi người trên cuộc đời này đều có quan điểm, niềm tin, cách suy nghĩ khác nhau. Đó là lý do ông bà ta có câu nói rằng “Chín người mười ý” là như vậy. Khi đi làm trong một tổ chức, bất đồng ý kiến hay quan điểm là việc thường xuyên xảy ra. Và văn hoá doanh nghiệp chỉ thực sự mạnh khi tổ chức đó xây dựng được môi trường “Đối thoại thực chất”. Bạn không thể cứ “thân thiện bề ngoài”, “dĩ hoà vi quý”. Điều đó sẽ làm tổn hại đến sức mạnh của tổ chức về đường dài. Văn hoá “Đối thoại thực chất” được dựa trên mô thức “Đối diện”, “Đối mặt” với thực tế, với sự thật, để cùng nhau tiến bước. Đây phải xuất phát từ sự lựa chọn tiên quyết từ Ban lãnh đạo, được truyền xuống các Quản lý cấp trung để “làm gương” cho đội ngũ nhân viên và dần tạo thành văn hoá của tổ chức đó. Nó phải được thể hiện qua nhiều phương diện, từ những buổi họp, đến giao tiếp hàng ngày, đến các email, các báo cáo văn bản, buổi hợp tổng kết, ghi nhận, khen thưởng, tuyên dương, các cuộc thi, nguyên tắc khi họp chiến lược, kế hoạch... Khi bạn càng đối diện thực tế, bạn sẽ càng có cái nhìn sáng suốt, minh định. Hơn nữa, nó sẽ giúp hạn chế những góc nhìn phiến diện, suy diễn, áp đặt... của một cá nhân nào đó. Khi đó, sức mạnh sẽ xuất hiện vì “một cộng một sẽ lớn hơn hai” (tiếng Anh gọi là “synergy”).
Vậy câu hỏi đặt ra là “Đối thoại” gồm những thành tố nào? Nói một cách đơn giản, “đối thoại” là một quá trình tương tác giữa “nói” (nêu chính kiến hoặc phản hồi, phản biện), “nghe” (lắng nghe) và “tìm tiếng nói chung” (đồng thuận). Một lần nữa, cần phải khẳng đinh, nói thì dễ nhưng làm thì sẽ rất khó. Để tạo nền tảng cho năng lực đối thoại thực chất, tôi muốn gợi ý cho bạn về nguyên tắc “8C”. Nó được xuất phát từ tám từ tiếng Anh bắt đầu bằng chữ “C”. Đầu tiên là “Clear”, nghĩa là “rõ ràng”. Đứng trước một vấn đề, ta cần khả năng diễn đạt một cách rõ ràng, cụ thể, đúng sự thật (bằng ngôn ngữ nói và/hoặc ngôn ngữ viết). Thứ hai là “Concise”, nghĩa là “ngắn gọn”. Chúng ta đang sống trong một xã hội bị quá tải thông tin, bội thực thông tin. Do vậy, khi trình bày một vấn đề nào đó, hãy cố gắng ngắn gọn nhất có thể, đi thẳng vào vấn đề. Thứ ba là “Constructive”, nghĩa là “xây dựng”. Khi chúng ta thảo luận, tranh luận, góp ý kiến, hãy luôn nhớ là dựa trên tinh thần xây dựng, để tốt hơn, để hoàn thiện hơn, chứ không nhằm chỉ trích, mang tính tiêu cực. Thứ tư là “Calm”, nghĩa là “điềm tĩnh”. Như đã nói, trong mô thức “Đấu”, chúng ta rất dễ dàng rơi vào cạm bẫy của nổi nóng, mất bình tĩnh, dùng vũ lực thể lý hoặc khủng bố tinh thần người khác. Hãy nhớ rẳng, dù cho đó là nhân viên hay cấp dưới của ta, ta cũng phải luôn “tôn trọng” họ, đối xử với họ như những con người đúng nghĩa. Chúng ta cần điềm tĩnh để giải quyết vấn đề. Tất nhiên, sẽ có người thuộc tuýp nhẹ nhàng, có người thuộc tuýp mạnh mẽ. Nhưng hãy luôn ghi nhớ “mạnh mẽ” có kiểm soát, có chủ ý tốt. Thứ năm là “Come-in”, nghĩa là “trực tiếp”. Có nhiều người nghĩ rằng việc viết một email, một tin nhắn, một mẫu giấy là có thể đối thoại, nhưng thực tế là với những vấn đề phức tạp, rất cần các bên trực tiếp trao đổi. Vì ngôn ngữ viết không thể đủ sức lột tả hết tất cả nội hàm muốn nói, những tình cảm, những ý định. Những điều ấy khi trao đổi trực tiếp sẽ được thể hiện qua giọng nói, ánh mắt, cử chỉ điệu bộ nữa. Thứ sáu là “Continue”, nghĩa là “kiên trì”. Bạn biết đấy, có những vấn đề không thể được giải quyết trong ngày một ngày hai. Có những vấn đề cần thời gian để thấu hiểu nhau, để tìm ra tiếng nói chung đồng thuận. Do vậy, rất cần sự kiên nhẫn. Hãy thử tưởng tượng trước mặt bạn vào giây phút này đây đang có một ly nước đen. Làm sao để ly nước đó hết đen? Về cơ bản sẽ có hai cách, một là đổ ly nước đen đó đi và thay bằng nước trắng. Hai là sẽ kiên trì mỗi ngày một chút rót nước trắng vào, với niềm tin rằng “Sẽ đến ngày nước sẽ dần trắng hơn. Đủ lượng sẽ dẫn đến thay đổi về chất!”. Thứ bảy là “Change”, nghĩa là “thay đổi”. Như đã nói, có những việc không phải một sớm một chiều là xử lý được. Chúng ta cần “tinh tế” trong việc lựa chọn “không gian, địa điểm” để chia sẻ, lựa chọn “thời điểm” thích hợp để đối thoại... Vì khi đó, ta sẽ tăng cơ hội cho người kia quan sát thấy những “góc nhìn” khác. Nhờ đó, sẽ tăng cơ hội “thay đổi” quan điểm, cách nghĩ, cách hành xử của họ. Cuối cùng là “Consensus”, nghĩa là “đồng thuận”. Mục đích tối thượng của trao đổi, đối thoại là “tìm tiếng nói chung đồng thuận”, hợp tình hợp lý, có sức thuyết phục để cùng nhau đồng lòng và quyết tâm triển khai thành công. Tuy nhiên, cần phải nói rõ rằng, không phải sự việc nào cũng nên đưa ra “đối thoại” dân chủ, phải chọn lựa đối tượng tham gia phù hợp. Và cuối cùng, một khi “lãnh đạo cao nhất”, người “ra quyết định cao nhất” đã lựa chọn, thì các nhân viên phải có tính tuân thủ. Đó chính là thái độ làm việc chuyên nghiệp mà mỗi người cần phải rèn luyện.
Để có được văn hoá “Đối thoại thực chất”, tổ chức cần bền bỉ xây dựng một “môi trường” thích hợp. Hãy thử tưởng tượng là bạn hô hào cho văn hoá “đối thoại thực chất”. Nhưng rồi các ý kiến khi nêu ra lại không được lắng nghe, không được tôn trọng, không được phản hồi, không được giải thích, kèm theo đó là thái độ chỉ trích, coi thường, áp đặt vô lý... thì chắc chắc “người trong cuộc” sẽ không còn tin tưởng văn hoá đó nữa. Họ sẽ chuyển qua trạng thái của mô thức “Đấu”, hoặc “Đi”, hoặc “Đơ”.
Bạn thân mến, con người vốn dĩ rất dễ “bị tổn thương” (tiếng Anh gọi là “vulnerable”). Mà một khi đã bị tổn thương, “bị đau”, “bị sợ”, họ sẽ bắt đầu xây dựng các lớp “phòng thủ”, “lớp bảo vệ”. Rất cần Ban lãnh đạo, Quản lý cấp trung đi đầu cho việc “làm gương”. Hãy bắt đầu bằng thái độ lắng nghe đúng nghĩa, tôn trọng lẫn nhau. Luôn giải quyết vấn đề bằng sự thấu hiểu. Tôi tin rằng “Văn hoá đối thoại thực chất” là mắt xích quan trọng giúp tổ chức của bạn đạt được những thành công bền vững, hướng đến sự trường tồn. Tôi tin rằng trong gia đình, khi các thành viên luôn giữ thái độ lắng nghe, chia sẻ chân thành, tôn trọng lẫn nhau, xây dựng những “luật chơi chung” thì “văn hoá gia đình” sẽ được gìn giữ và nối kết bền chặt các thành viên.
Tôi tin bạn làm được! Hãy bắt đầu từ chính mình, chính gia đình mình, chính tổ chức nơi mình đang làm việc bạn nhé!
Tác giả: NGUYỄN VÕ MINH TÂM (Chuyên gia Tâm lý-Hành vi)